【１】雇用理由書とは何か？任意書類なのに審査に大きく影響する理由
雇用理由書は、入管が提出を義務付けている必須書類ではありません。そのため、様式も決まっておらず、提出しなくても申請は受理されます。
それにもかかわらず、実務ではこの書類の有無と内容によって、審査の進み方が大きく変わります。
なぜなら、入管審査は「書いてある事実」だけでなく、その事実が在留資格の要件に照らして合理的かどうかを確認する審査だからです。
例えば、
- 業務内容は専門的といえるのか
- その業務に学歴や職歴が結び付いているのか
- 会社は継続して給与を支払えるのか
- なぜ日本人ではなく、この外国人なのか
これらは、申請書や雇用契約書の記載だけでは十分に伝わりません。
そこで必要になるのが、事実の「意味」を説明する資料である雇用理由書です。
雇用理由書は「採用理由」ではなく「適法性の説明資料」
よくある誤解が、「なぜこの人を採用したか」を書く書類という認識です。
しかし審査官が知りたいのは、採用エピソードではありません。
審査官が確認したいのは、「この雇用は、在留資格の要件に照らして適法で合理的か」という点です。
入管は雇用理由書を通じて、次の点を一度に確認しています。
- 業務の適法性（単純労働ではないか）
- 人材の適格性（学歴・経歴との関連性）
- 会社の安定性（継続雇用できるか）
- 採用の合理性（なぜこの外国人なのか）
提出しない場合に起こりやすいこと
雇用理由書がない場合、審査官はこれらを他の資料から推測することになります。
その結果、
- 職務内容説明書の追加提出
- 質問書の送付
- 審査の長期化
といった事態につながりやすくなります。
一方で、ポイントを押さえた雇用理由書があると、審査官は申請内容を短時間で正確に理解でき、追加資料なく進むケースが多くなります。
つまり雇用理由書は任意書類でありながら、実務上は審査官に対する「説明書」兼「プレゼン資料」という非常に重要な役割を持つのです。
【２】審査官が本当に見ているポイントと、雇用理由書に書くべき内容
雇用理由書は自由形式ですが、審査官が確認しているポイントはほぼ共通しています。
ここを外すと、どれだけ文章量が多くても評価されません。
重要なのは、「審査官が知りたいことを、理由書の中で先回りして説明すること」です。
以下は、実務上ほぼ確実に見られているチェックポイントと、それを理由書のどこに・どのように書くべきかの対応関係です。
①会社は本当に安定して事業を行っているか（会社の実在性・継続性）
審査官の視点：「この会社は継続して給与を払える体力があるか」
理由書では単なる会社紹介では足りません。
事業内容と申請人の業務がどう結びつくかを書く必要があります。
～記載する内容の例～
- 会社名、設立年月日、資本金
- 主たる事業内容（専門用語を避けて）
- 直近の売上規模（決算書と一致）
- 取引先や事業の特徴
- 会社HPのURL
重要ポイント
事業説明の目的は「この事業の中で、その外国人の業務が必要になる理由」を作ることです。
②給与・労働条件は適正か（日本人と同等待遇か）
審査官の視点：「名目上の雇用ではないか」「不当に低賃金ではないか」
雇用契約書・申請書と表現を一致させながら、次を明記します。
- 配属部署
- 役職
- 職務内容
- 報酬額
- 雇用期間（期限の定めなし 等）
ここが曖昧だと、実際の業務に疑いを持たれてしまいます。
③業務内容に専門性があり、単純労働ではないか（重要）
審査官の視点：「実態はレジ打ちや現場作業ではないか」
業務の“名前”ではなく、業務の中身を書きます。
- どんな判断が必要か
- どんな知識が必要か
- どんな場面でその能力が使われるか
不明確だと「職務内容説明書」の追加提出を求められることもありますのでしっかりと書く事がポイントとなります。
④学歴・職歴と業務が論理的につながっているか（重要）
審査官の視点：「なぜ日本人ではなく、この外国人なのか」
ここが雇用理由書の核です。
書くべき流れとしては、
従事業務 → その業務に必要な専門性 → 申請人の学歴・職歴・資格
というような流れがおススメです。
例として、
- 専攻科目
- 職歴
- JLPTの級
- 母国語能力
- 実務経験
これらを業務と結び付けて説明します。
⑤申請業務に十分な業務量があるか
審査官の視点：「その業務、本当に毎日発生しているか」
例えば、
- 通訳なのに来客が少ない
- エンジニアなのに開発体制がない
この場合、別業務（単純労働）を疑われてしまいます。
理由書では、なぜその業務が継続的に発生しているかまで踏み込んで記載しましょう。
⑥外国人を受け入れる体制が整っているか
これは見落とされがちですが、心証に影響します。
- 住居サポート
- 生活オリエンテーション
- 日本語サポート
- 緊急連絡体制
可能であれば積極的に触れるとプラス評価になります。
⑦これまでの在留状況は良好か
- 納税
- 届出義務
- 資格外活動違反の有無
問題がないこと、または事情がある場合は理由まで記載します。
■理由書を作成する際の注意点
理由書の作成についてよく、「テンプレートやAIを使って文章を作っても問題ないか？」というご質問を受けるのですが、正直それ自体は全く問題ではありません。
問題になるのは、その内容が自社や申請人の実情に合わせて具体化されていないことです。
インターネット上にある雛形をそのまま流用したり、AIが作成した文書をそのまま活用しても、審査官にはすぐに伝わってしまいますので注意が必要です。
なぜなら雇用理由書は「文章のうまさ」を見る書類ではなく、「事実関係の整合性と具体性」を見る書類だからです。
重要なのは、テンプレートを使うかどうかではなく、
- 自社の事業内容と申請人の業務が結びついているか
- 申請人の学歴・職歴と業務に論理的な関連性があるか
- 業務の中身に専門性が伝わるか
といった点を、個別事情に合わせて構築できているかどうかです。
雇用理由書は、汎用的な説明文を並べる書類ではなく、審査官の疑問に先回りして個別具体的に答える書類です。
この視点を持つだけで、理由書の完成度は大きく変わります。
正直なところAIが作成した文書については、審査官が知りたい内容の5割くらいしか伝わりません。そのため、AIが作った文章に追記をしたり、表現を変えたりという再構築の作業が必要となります。ありきたりな内容のまま提出してしまうと、追加資料の提出を求められたり、場合によってはいきなり不許可につながることもありますので、十分に注意しましょう。
【３】ダメな雇用理由書の典型例（不許可パターン）
雇用理由書で非常に多いのが、業務の“名称”だけを書いてしまうケースです。
しかし入管が見ているのは、その業務にどのような専門性・判断・知識が必要なのかという点です。
つまり、「作業名を書くのではなく、業務の中身を書く」必要があります。
以下は、実務でよく見かけるNG表現と、審査官に専門性が伝わるOK表現の例です。
～雇用理由書で避けるべきNG表現と言い換え例～
| NG表現（そのまま書くと危険） → 専門性が伝わる書き方へ | |
|---|---|
| 事務作業 →貿易書類の作成・管理、海外取引に関するデータ管理、契約情報の整理および運用管理 | |
| お客様対応 →外国語による問い合わせ対応、海外顧客とのメール・電話対応、顧客データの分析と対応改善 | |
| サポート業務 →海外事業部における業務フローの構築補助、資料作成、関係各所との調整業務 | |
| エンジニア補助 →システム仕様書の作成補助、テスト設計、プログラム検証および技術資料の作成 |
入管が最も警戒しているのは、「実態は単純労働ではないか」という点です。
そのため雇用理由書では、
「何をしているか」ではなく「その業務にどんな知識・判断・専門性が求められるか」
を必ず書くようにしましょう。
＼ その雇用理由書、本当に「審査官に伝わる内容」になっていますか？ ／
ここまで読んでいただくと、雇用理由書は単なる説明文ではなく、
審査官の疑問を先回りして解消するための書類であることがお分かりいただけたと思います。
しかし実際のご相談では、
業務内容の書き方がこれでよいのか分からない
学歴との関連性をどう説明すればよいか迷っている
テンプレートを使っているが不安がある
といったお声を非常に多くいただきます。
雇用理由書は「書いたかどうか」ではなく、どの視点で書かれているかで結果が変わります。
当事務所では、就労ビザ審査の実務を踏まえ、
貴社の事業内容・申請人の経歴に合わせて、審査官目線での理由書作成サポートを行っております。
「この内容で本当に通るのか不安…」という段階でも構いません。
下記フォームより「事前診断希望」と一言ご連絡ください！
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TEL：０３－６８２１－１３７１
（9；00～19；00 土日祝対応可）
【４】理由書の実例をご紹介
上記の2章3章を踏まえて、審査に通る書き方をご紹介させていただきます。
以下は、海外からインテリアを輸入している会社が輸入業務の事務員を採用するケースです。
XXXX年XX月XX日
東京出入国在留管理局長 殿
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇
雇用理由書
申請人氏名：〇〇〇〇
国籍：〇〇
生年月日：〇年〇月〇日
私は、株式会社〇〇〇〇の代表取締役〇〇〇〇でございます。
この度、申請人〇〇〇〇と雇用契約を締結し、〇年〇月〇日より勤務いただく予定となっております。
つきましては、申請人を採用するに至った経緯および、担当予定業務の専門性についてご説明申し上げ、在留資格「技術・人文知識・国際業務」への変更許可をお願い申し上げます。
１．当社の事業内容および海外取引の状況
弊社は1960年設立、資本金1,000万円、本社を〇〇県に構え、直近売上高約35億円を計上しているインテリア製品の輸入販売会社です。海外メーカーおよび海外サプライヤーから商品を直接輸入し、インターネット販売および都内を中心とした20店舗の実店舗にて販売を行っております。
取扱商品の多くは海外企業との直接契約に基づいており、
契約書の締結
価格・支払条件・納期の交渉
品質確認
継続的な取引条件の調整
など、日常的に海外企業との商取引が発生する事業形態となっております。
２．申請人を採用するに至った経緯
近年、海外インテリア市場の拡大を背景に、弊社では取引国の拡大および新規海外サプライヤーの開拓を重要な経営方針としております。
そのため、海外企業との契約実務や商取引に関する知識を有し、交渉・契約関連業務を専門的に担当できる人材の必要性が高まっておりました。
そのような中、申請人より応募があり、専門学校において企業間取引に関する法務および会計知識を専門的に履修している点が、弊社業務内容と高い関連性を有していることから、即戦力として期待し採用を決定いたしました。
３．申請人の学歴と専門性
申請人は〇〇専門学校において、
企業法務
企業会計
企業間取引実務
を専攻しており、商取引に必要な法的知識および会計知識を体系的に修得しております。
これらの知識は、海外企業との契約実務および取引条件の調整業務に直接活かすことができる内容です。
４．申請人の具体的な職務内容
申請人には、以下の専門的業務を担当していただく予定です。
（１）海外取引契約および取引条件調整業務
海外サプライヤーとの新規取引開始時における契約書の作成・確認、価格・納期・支払条件等について、見積内容を踏まえた条件交渉および調整業務を担当します。
（２）海外市場調査および新規取引先選定業務
海外インテリア市場の動向を調査・分析し、弊社取扱商品に適した海外企業の選定を行います。取引可否の判断に必要な情報収集および分析業務を行います。
（３）商取引関連書類作成および社内調整業務
海外取引に伴う各種書類の作成・確認、社内関係部署との調整、取引先との連絡対応、発注内容・納期・条件確認等、商取引を円滑に進めるための業務を行います。
これらは、企業間取引に関する専門的知識を必要とする業務で、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格の要件に合致する専門的業務です。
５．給与および処遇
申請人の給与は雇用契約書記載のとおり月額〇万円であり、同様の業務に従事する日本人社員と同等の水準です。業務に必要な経費については別途支給いたします。
■結語
以上のとおり、申請人の有する専門知識は、弊社の海外取引拡大において必要不可欠なものであり、ぜひ雇用したいと考えております。
何卒、申請人の在留資格変更許可を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
以上
これらの内容は、
- 申請書
- 雇用契約書
- 会社資料
と表現を一致させることも重要ですので矛盾が無いように注意して記載してください。
【５】まとめ｜雇用理由書で問われているのは「文章力」ではなく「説明力」
ここまで解説してきたとおり、雇用理由書に決まった様式はありません。
しかし、審査官が確認しているポイントはほぼ共通しています。
重要なのは、次の点を一本の論理でつなげて説明できているかです。
- 会社の事業内容
- 担当する業務の専門性
- 学歴・職歴との関連性
- 採用の合理性
- 業務量の継続性
雇用理由書は、「採用理由」を書く書類ではなく、これらの要素をつなげて、「この雇用は、制度上まったく問題がない」と審査官に理解してもらうための資料です。
テンプレートの流用や表面的な文章では、この説明は不十分になりがちです。
その結果、追加資料や不許可につながってしまうケースも少なくありません。
雇用理由書は任意書類ですが、実務上は申請の成否を左右する説明力が最も問われる書類と言えますので、忘れずに積極的に提出していきましょう。
＼ 就労ビザを見据えた「雇用契約書」の作成でお困りではありませんか？ ／
雇用理由書のご相談をいただく中で、実は最も多いのが
「この雇用契約書の内容で問題ないでしょうか？」
「業務内容の書き方はこれで大丈夫ですか？」
というご質問です。
就労ビザの審査では、雇用理由書だけでなく、雇用契約書に記載された業務内容も厳しく確認されています。
つまり、雇用契約書の書き方次第で、
「単純作業」と判断されるか
「専門業務」と評価されるか
が分かれてしまうのです。
当事務所では、就労ビザ申請を前提とした在留資格に適合する雇用契約書の作成サポートを行っております。
- 業務内容の適切な記載方法
- 入管審査を踏まえた表現への修正
- 理由書との整合性を意識した文面設計
まで、実務ベースでサポートいたします。
「この書き方で大丈夫だろうか」と少しでも不安を感じたら、申請前の段階でぜひご相談ください。
© ひらま行政書士事務所 / 在留資格・帰化申請サポート
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